Quantas vezes por semana alguém da sua equipe precisa abrir um relatório no Power BI, exportar em PDF, escrever um e-mail e enviar para os gestores? Esse processo manual consome tempo, está sujeito a erros e atrasa a entrega de informações para quem precisa tomar decisões. O Portal Embed BI elimina esse trabalho repetitivo com o envio automático e agendado de relatórios.
O problema do envio manual
Em muitas empresas, a rotina de distribuição de relatórios ainda depende de pessoas. Um analista precisa exportar o relatório toda manhã, outro precisa enviar o fechamento semanal toda sexta-feira. Quando alguém esquece, viaja ou sai de férias, a informação simplesmente não chega a quem precisa dela.
Além do risco de falha humana, o envio manual não escala. Com 5 relatórios e 10 destinatários, já são 50 envios por ciclo. Multiplicando por frequência diária ou semanal, o volume se torna insustentável sem automação.
Formatos de exportação flexíveis
O Portal Embed BI exporta seus relatórios Power BI automaticamente nos formatos mais utilizados pelo mercado:
- PDF: ideal para relatórios visuais que precisam ser lidos sem edição, perfeito para diretoria e stakeholders externos.
- PowerPoint (PPTX): pronto para ser inserido em apresentações, mantendo o layout original do relatório.
- Excel (XLSX): para quem precisa trabalhar com os dados, aplicar filtros adicionais ou consolidar com outras fontes.
Canais de entrega: e-mail e WhatsApp
Os relatórios exportados podem ser enviados por dois canais principais:
- E-mail: o destinatário recebe o arquivo anexado diretamente na caixa de entrada, com assunto e corpo personalizáveis.
- WhatsApp: ideal para gestores que precisam de informações rápidas no celular, sem abrir o e-mail corporativo.
O relatório certo, no formato certo, no canal certo, na hora certa. Tudo sem intervenção humana.
Agendamento completo e flexível
O sistema de agendamento do Portal Embed BI oferece controle total sobre quando os relatórios devem ser enviados:
- Diário: envio todos os dias em um horário fixo, ideal para relatórios de acompanhamento operacional.
- Semanal: escolha os dias da semana para o envio. Por exemplo, toda segunda e quinta-feira às 8h.
- Mensal: defina o dia do mês para envios como fechamentos mensais, faturamento ou indicadores de performance.
Cada agendamento opera de forma independente, permitindo que o mesmo relatório seja enviado em frequências diferentes para públicos diferentes.
Seleção de páginas específicas
Nem sempre o destinatário precisa receber o relatório inteiro. O Portal Embed BI permite selecionar quais páginas do relatório devem ser incluídas na exportação. Um diretor financeiro pode receber apenas a página de fluxo de caixa, enquanto o gerente comercial recebe as páginas de vendas e pipeline. Isso reduz o tamanho do arquivo e garante que cada pessoa receba exatamente o que precisa.
Múltiplos destinatários por agendamento
Cada agendamento pode ter vários destinatários configurados. Basta adicionar os e-mails ou números de WhatsApp, e todos receberão o relatório no mesmo horário. Não há limite prático de destinatários, permitindo distribuir informações para equipes inteiras de uma só vez.
Assinaturas DAX: consultas personalizadas por e-mail
Além da exportação de páginas visuais, o Portal Embed BI oferece as assinaturas DAX. Esse recurso permite criar consultas DAX personalizadas cujos resultados são enviados automaticamente por e-mail em formato tabular. É ideal para cenários como:
- Alertas de estoque mínimo.
- Resumos de vendas do dia anterior.
- Indicadores que ultrapassaram metas ou limites.
- Listagem de clientes inadimplentes.
As assinaturas DAX transformam qualquer consulta em um relatório recorrente entregue automaticamente, sem precisar de um relatório visual para isso.
Log de execução e rastreabilidade
Cada envio agendado é registrado em um log detalhado, com informações sobre horário de execução, destinatários, status de entrega (sucesso ou falha) e detalhes de erros quando aplicável. Os administradores podem consultar o histórico a qualquer momento para verificar se os envios estão sendo realizados corretamente e identificar problemas rapidamente.
Com o envio automático de relatórios, a sua equipe de BI deixa de ser uma central de distribuição manual e passa a focar no que realmente importa: gerar insights e apoiar a tomada de decisão.